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待办事项过多,欣旋给你支招!

2020-07-22 20:06485

这几天,朋友和我抱怨:自己每天的to do list非常满,手上有好几个项目,常常是上一个没做完,新的任务又出现了,节奏不断被打乱,导致待办事项中很多上个月的工作还没做完,所以他问我自己该怎么做,才能有条不紊的进行呢?

听完他的话,我觉得不得不来说下时间管理。

每当想到自己手上还有很多事没做时,内心就会无比焦躁。而当陷入焦虑后,你的效率就会降低,然后陷入循环。

那是什么让你的待办事项清单不断拉长呢?欣旋咨询的学员这样说:

没有规划,目标不清

不论是日常生活,还是工作,大多数人都是顺其自然,基本上都是事来了就做事,上级给安排什么活就做什么活,自己毫无计划和目标。

在这种情况下,更不要说这些项目的优先级了。弄不清哪些目标是较为重要的,也不知道哪些任务可以延后完成……如此,自己的工作可以说是毫无章法可言。

热情满满,疏于行动
对于各种要做的事情,我们一开始总是热情满满,迫不及待找各种解决方法,看各种教程,再然后就没有然后了。到了真正要做决策时,心里总想着明天或是下一次,以致于下载好的清单类APP成了摆放,还占据了手机内存。

清单的使用,并不需要太多的技巧或理论知识,从简单记录下明天的工作任务,到逐渐增加复杂项目和使用技巧。这种由简到繁,是对新手较为友好的入门。

任务繁多,不懂得分类放权

前段时间,跟罗志祥学时间管理成了一个梗,让不少人都产生了一种“为什么我的时间管理不如他”的感觉。你还会发现,公众人物的时间表总是比一般人的要满。

这会,我们大多会把问题归于他们的时间管理做得好。但从另一方面来说,他们并不是一个人在做这件事,而是有助理来处理琐碎的事情。

对我们来说,理清任务分类,弄清楚哪些是需要自己单独完成的,有没有需要别人协助的部分,从而更能把控好自己的时间。

拖延不断,造成慌乱

有时事情太多,你想想就觉得烦躁,坐立不安,甚至压得自己喘不过气来。但由于自身原因,你可能还会不断拖延,直到“deadline”前夕,才急急忙忙开始做,像极了为了玩耍,赶暑假、寒假作业的小学生。

对拖延“患者”来说,焦急的处理方式可能就是尽早下手去做,不去过多考虑。如此,你会发现那些焦虑,会随着你任务的推进而消去,而随着焦虑的减少,任务的进程也会逐渐加快。

那应该如何做,才能让自己的待办事项逐渐减少呢?欣旋项目管理培训的老师这样说:

预估完成时间,预留检查时间

在接下某一任务时,要与发布者商量好完成的时间。尽量多争取些时间,在自己能力的基础上延长1.5小时至2小时,以避免因时间过急而导致的“病急乱投医”,或因个人失误而导致的推翻重做,同时要给自己留有检查的时间。

在安排好时间后,你本身不会很焦急,注意力也不会被焦虑所分散,能够更多的聚焦在工作上,也能加快工作的完成。

事不过三,优先去做

在你给自己列待办清单时,要遵循“事不过三”的原则。在所列清单中,每天选择三件事情优先去做,把它们写下来,并尽力去完成。

根据“帕累托法则”,在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。集中精力去完成最重要的事情,努力去完成它们,并把它们做好,这是取得成功的关键所在。而对于次要的事情,要有所选择,把时间花在那些能改变结果的事情上,才能更有效地安排时间。

合理安排,任务分类

职场中,我们常听到“专业人,做专业事”。很多时候,管理者会陷入“事必躬亲”的困境,不知道哪些自己该做,哪些需要放权,常会做了本不应该自己做的事情,让自己累的半死。

对此,管理者应该放权,将待办事项归类并交给擅长做这一方面事情的人。一方面,减少了把控任务细节所用的时间;另一方面,可将空出的时间用于其他项目中。

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都说“时间”对每个人事公平的,“时间管理”本身也是一个伪命题,并不存在可以管理的“时间”,在一天的24小时中,我们能做的更多是管理好自己。

欣旋建议大家管理自己所做的事情,管理好自己单位时间内的做事效率,就不至于被一大堆的待办事项所淹没了!

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