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项目经理,欣旋PMP®告诉你要管好钱袋子!

2020-04-09 11:1862

SKYPE电话会议上:

设计:哎项目经理,咱们上个月谈的变更还做不做?我觉得这个变更潜在的saving非常大,你提供点资金我做点样件看看?

采购: 这变更都没影的事呢先等等,我这边供应商提供了方案如果把设备更新下以后良率可以大大提供,怎么样我们先把这笔钱付了?

生产:你们都靠边站吧,别说那些还没有发生的,就我生产线这里更换个夹具,我们内部的不良率几乎可以达到0,先把钱投我这的夹具上吧。良率提高了,我们大家都好过哦。

项目经理:你们不是我的队友,你们只是馋我的钱袋子……

钱,在项目中,我们又亲切地称它预算。众所周知,项目经理的腰包是鼓鼓的,做项目哪能没钱呢?投资费用、人工费用、材料费用等等等,全是项目经理负责,那可是大户呀!平时被项目成员怼天怼地的项目经理,在这时候也是可以短暂的“扬眉吐气”一番。那么紧紧捂住钱袋子的项目经理,心里又在打着什么小九九呢?

首先,投资分清主次。钱,得花在刀刃上。在欣旋学习项目管理的学员刚做项目时,不是很清楚每件事情的轻重缓急,有同事来要钱做个实验买个设备,看看还有预算也就爽快地付了。过段时间遇到必要的支出时,却发现预算已经用在其他上面,顿时傻眼了。其实在项目立项时,大部分预算都是事先做好规划用在哪一块,项目经理必须牢牢记,费用主要在哪几块并留下足够的预算,切莫稀里糊涂的“乱花钱”。

其次,为变更保留预算。 项目在实施过程中,总会遇到各种变更。有些变更可以提前预测,预算也可以提前计划;有些变更却是根据项目进展临时决定,属于突发的无计划事件,对于这部分费用,事先无法进行规划。欣旋咨询的老师说项目经理在分配预算时,需要相应的思考下可能发生哪些变更,或者按比例留下部分预算,以应对临时变更。

第三, 懂得“讨价还价”。日常工作中,我们的采购对外会和供应商进行各种谈判,协商价格与条款。但是转换到当内部沟通时,项目经理就会化身为“采购“,需要与项目成员进行”价格协商”.

“这位采购的帅哥,我们预算正在申请中,和供应商谈谈我们过两个月再付款?”

“实验室的同事,我们都是一个团队的,你还不相信我吗?你先把这个测试帮我做了么,Money稍后就到账。不过你做这几个测试就要这么多钱太贵了吧,要不开一台设备就行不要两台一起开?”

“哟这不是质保的朋友们,上次找供应商的样件要到了吗?啥?要钱?帮帮忙几个样件又不是几百个,还要钱?免费免费,谈钱太伤感情了。”

……以上对话,相信很多项目经理都切身实践过。分配预算,是项目经理的权力,同时也直接会影响到项目的绩效。有些项目成员就很疑惑,“我这部分的项目预算都是分配好要给我的,为什么不直接给还要砍价?“其实并不是项目经理单方面需要省钱,一方面在做项目预算时本身就是预估,费用里包含了备用,预算本身就比实际上的花费要多;另外一方面为了平衡无计划的变更费用,项目经理需要留住部分的费用以备不时之需。毕竟钱袋子的总数是固定的,花掉的钱不可能再往里补充。

最后,合理安排整个项目周期的预算分配。我工作中接触的项目,周期短则一年,长则两年。大家看到项目经理的钱包是鼓鼓的,但是却忘记这些费用是整个项目周期的预算,需要支撑整个项目一年或者两年所有的支持,这样再细分到每个部门每个月,就能清晰看到并不富足。所以项目经理需要根据项目时间进度,牢牢把握好每个阶段费用支出。

“大户“的项目经理,一张嘴动辄百万千万,不了解内情的人还以为这些项目经理多么”土豪“,然而一张预算分配表细看下来就会明白,其实项目经理也没有余粮。所以,上海欣旋咨询提醒项目经理们,管好你们的钱袋子,切不要”激情消费“呀!。

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