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沟通是门学问,欣旋带你入坑

2020-02-17 18:0268

说起沟通,很多人第一反应是:不就是和人聊天嘛,这还要学?这也是很多项目经理忽视沟通的一大原因,很多人会觉得自己人际关系很不错,沟通起来畅通无阻,双方很快就能达成一致。但据上海欣旋咨询了解,在项目管理的过程中,经常出现你觉得说的很明白,但对方却怎么都听不懂;或者明明大家在会议上达成了一致,为什么会后对方又反悔了?或者邮件来来回回满天飞,大家却还是云里雾里?

在PMBOK里,对项目沟通的定义是这样的:项目沟通管理包括通过开发工作,以及执行有效交换信息的各种活动,来确保项目及其相关方的信息得以满足的各个过程。项目沟通管理由两个部分组成:第一部分是制定策略,确保沟通对相关方行之有效;第二部分是执行必要活动,以落实沟通策略。在学习PMP的过程中,欣旋项目管理培训的老师告诉我,项目沟通需要从以下几个方面开展:

1. 沟通活动可以进行多维度分类,包括内外部沟通,正式和非正式沟通,向上向下及横向沟通,官方及非官方沟通,书面与口头沟通。沟通可以为成功完成项目建立必要的关系,用于开展沟通的方式也很多,从电子邮件和非正式对话,到正式会议和定期项目汇报,近年来在中国比较流程的微信QQ沟通,都是项目沟通的方式之一。作为项目经理,为团队选择正确的沟通方式十分必要,比如与项目干系人非正式的沟通就可以使用口头或者微信沟通了,这样双方都能在较为轻松的环境中深入沟通,或许还能达到意想不到的效果呢。在我过往的项目经验中,有一次在项目汇报中,一位重要的干系人对项目进度提出了质疑,作为项目经理我解释了项目并没有延期,只是有一些工作还在安排中,但对方一直表示不相信我的说法。会后,我口头找他聊了一下,在这种非正式的沟通场合,终于得知因为对方团队的人员反馈一直没有收到我们的项目计划导致他们无法安排后续工作,于是以为我们的进度延期了。经过沟通,对方终于了解了具体情况。当然,这也牵扯到干系人管理的话题了,在这里就不赘述了。

2. 书面沟通的5C原则可以尽力预防理解错误和沟通错误。5C原则包括:正确的语法和拼写;简洁的表述和无多余字;清晰的目的和表述;连贯的思维逻辑;受控的语句和想法承接。首先,在书面沟通前,需明白沟通的目的是告知对方信息,获得对方的支持,还是希望得到对方的反馈?经常可以看到项目组的同事写邮件,洋洋洒洒几大段,看着文采飞扬,但看完后还是不知道他到底想说什么,反而是那些简简单单几句话说清楚问题的同事给人印象深刻。我在上海欣旋PMP培训上课时学到了在书面沟通中,首先要搞清楚目标,然后简洁明了的表述自己的信息,去除多余的修饰字眼,一句话或者一段话只说明一个主题,并着重强调需要对方支持或者获知什么信息,这样的沟通,可以很大程度上提高效率,节约沟通成本。

3. 在沟通中,有一些基本的模型可以参考。比如互动沟通模型,此模型将沟通描述为发送方和接收方参与的沟通过程,包括任何可能干扰或阻碍信息理解的噪音。在沟通中,发送方负责信息的传递,需确保信息的清晰性和完整性,并确认信息被正确理解;而接收方负责确保完整的接受信息,正确的理解信息,并告知以收到或作出其他适当的回应。在发送方与接收方的沟通环境中,可能存在干扰有效沟通的各种噪音和其他障碍,比如邮件被诊断为垃圾邮件,接收方休假看不到信息等等。此时就需要项目经理及时发现问题,尽快调整沟通方式,确保双方互动模型得以正常进行。 

欣旋PMP培训的徐老师上课时讲过,沟通管理其实是将我们平时的沟通方式整理归类,让项目经理清晰的了解如何与相关干系人进行有效的沟通,确保项目顺利进行。

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