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项目管理之如何开会?

 
可能有人说,开会,谁不会?还需要了解和学习?我只能说,年轻人,Too young too sample,开会可是满满的套路,套路,了解吗?资深的老鸟可是一个会议解决一周的问题呢,绝对的高效有用,老少皆宜,一句话概括,会议开得好,老板烦恼少~

好,废话不多说,开始正题,满满的干货~
 

咱们以5W开头来说明如何开会这个议题,即:what/when/where/why/who:

What:需要明确会议的主题,需讨论及解决的问题,最好在会议中就能解决问题,效率绝对加倍;

When:需要确定会议的时间,项目的重要干系人一定要到场吧,能不能敲定结论就靠他们了,还有相关的执行人员也一定要到场,具体的工作事项需要他们做呀,所以,需要会议主持人提前与与会者沟通并确定好一个合适的时间;

Where:需要确定一个开会的地点,首先得预估与会人员及规模,安排什么类型的会议室,另外提醒下,得提前跟会议室负责人确定好会议室的使用时间,避免会议室时间冲突被赶出的尴尬境地;

Why:需要明确为啥需要召开此会议,是不是必须,你得明白,大家都很忙,且据了解,大多数的人员对开会都是抗拒的~所以,提前与重要干系人沟通清楚该会议的必要性及需达成的目标,才会事半功倍;

Who:需要明确会议的参与者,首先,项目的重要干系人,比如,XX领导,能拍板的人,XX工程师,具体的工作事项执行者,以及其他需要了解该项目进展的人员;
 

运用5W法理清该次会议的基本思路以后,具体到了执行层面分三步走:

1.会前准备:
一般是以邮件作为官方的会议发起方式,所以这边以邮件为例,起邮件,邮件中明确会议主题及小议题,最好把每个议题的时间提前与相关人员确认好,会议时按照这个安排来灵活执行,时间,地点,人物就不再赘述了,参照以上。另外提前准备好会议的讨论内容(PPT及其他形式的报告)并在发布会议通知的时候一并发出(涉及机密文件的可考虑不外发),提醒一点:会议时需要文件共享的,如果全是公司内部成员,直接用会议室投影仪即可,如果还有公司外部人员,推荐使用go meeting/Webex会议系统共享文件内容(不知道如何使用的同学可以度娘或者咨询公司IT)

2.会中执行:
如果会前准备比较充分和准确,基本不会有大的问题,如遇突发状况,请自行解决。

3.会后记录及追踪:
作为会议的主持人,基本会议记录都是自己的活儿了(配有专门的会议记录的绝对是高手,请忽略),会议中准确及时的记录相关的会议决议及相关的需要执行的会议内容,如有必要,会后与相关人员进一步确认事项及结案日期,最后总结出该次会议的重要内容及跟进事项,以邮件的方式再度发出并及时追踪事项进展,最后,如果你愿意的话,所有事项都追踪结束后来一个会议总结。
 
另外提供下开会的教科书式指导《罗伯特议事原则》,里面内容介绍的非常详细和实用,值得拥有~(我不是书托儿~)

初次发稿,许多不慎之处,欢迎大家指导和交流,谢谢~
 
作者:高丽红

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