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用争吵在会议上互相伤害

编者按:上一篇文章谈过如何写会议通知,今天的文章重点是如何实现会议过程中的高效。

预告下,文章最、后、有、福、利!



一、会上叽叽喳喳,好热闹,也好烦!

职场小白按照上篇文章的建议写了会议通知,到开会的前5分钟,小白跟着上级步入会议室,找了个角落坐下,会议开始了。

上级简单说了会议要讨论的事项,按照会议流程,各部门就你一言我一语地发表看法,可是,说着说着,业务部就开始问责开发,如开发进度慢导致客户的需求迟迟不能满足,无法开展业务;开发却说这是产品的责任,需求说明书写得不清不楚地,浪费不少时间;产品表示很无辜;好不容易等主持人安抚业务、产品、开发三大部门,重新规划工作进度,让测试部门赶工,这时,测试却跳脚不干,抱怨总当替罪羊。

瞬间,会议室的现场炸开了锅,小白内心OS:又是一场没有结果的会议,真浪费时间!



二、高效会议要规则,不要争吵

这是小白的一次低效会议,或许也是你曾今、现在、将来的低效会议。高效会议的实现有很多种方式,本文重点介绍如何通过罗伯特议事规则实现高效会议。

早在1876年出版的《议事规则袖珍手册》(Pocket Manual of Rules of Order)前,美国第二任总统托马斯.杰斐逊在美国国会上就使用这套规则,美国人崇尚自由,但对待会议可是严肃认真的,这点值得学习。


  • 文明表达规则:禁止人身攻击、怀疑动机、习惯或偏好

    这条规则不做过多诠释,道理大家应该都懂,俗称“对事不对人”;大白话就是,表面上咱都得客客气气地交流,咱都是受过高等教育、有素质的文化人,别跟个泼妇骂街似的,至于内心如何OS,各自请便哈。
  • 一时一件规则:同一时刻只能处理一个问题

    个人认为这是高效会议的核心,参会者都是带着问题来、希望带着解决方案走,但愿望大多落空,而且会有一种错觉“开的会越多,暴露的问题也越多,因此待解决的问题更多”。

    究其根本原因,就是会议经常跑题,针对小白的低效会议,可以如此改进:

    业务:开发进度缓慢,导致客户需求无法满足,业务耽搁。

    主持人:客户有哪些需求?目前开发的进度是怎样?客户要求的deadline是何时?我们可以采取哪些措施尽快满足客户的需求?

    当业务抛出问题,或疑似抱怨情绪出现时,主持人需要合理引导,达到解决问题的目的;不然,开发感觉被指责,下意识地就会反驳,如“怪罪产品的说明书存在问题”(不排除存在这个原因,但可以等到开发发言时,再讨论),否则一个问题抛出没解决,又引发第二个问题,开会的目标是解决问题,不是仅仅抛出问题。
  • 限时限次规则:同一个问题,每人只能发言N次,每次M分钟

    一时一件规则是为了避免讨论跑题,限时限次就是为了避免出现“一言堂”的现象。即使是主持人,也要被这条规则约束。确保每一个参与者都说出自己的问题,当然,限时限次对参会者概括主题的能力提出很高的要求,这也需要参会者做好精心的准备。

    题外话:如果大家对概括主题这个话题感兴趣,后面我也可以写几篇文章交流下。
  • 发言完整规则:不得打断别人的正当发言

    既然规定了限时限次,大家又都是文明人,基本的礼貌还是得有,请耐心听完别人的发言,即使你非常地不认同,为了弥补你受伤的耳朵,可以允许一万匹草泥马在你的心中奔跑哈!

三、善用会议记录做总结

会议记录员的工作比较繁重,需要明确会议议题、问题及解决方案的责任人或跟进人等信息,在会议后要通过会议纪要的形式邮件给参会者。每一个议题的小结很重要,方便会后跟进。

高效会议的第二步到此为止!下次分享高效会议的会后跟进。

说好的福利来咯!

《会议通知》邮件模板



收件人:所有参会人员(按照职务从高到低排序)
主题:【会议通知】2月14日上午10:30,201会议室,公司营销业务讨论会
正文:

大家好:
为进一步提升2017年年度营销业绩,公司将按如下内容召开2017年第一季度产品营销讨论会,请务必参加,并提前做好准备。附件是2016年年度销售数据及相关会议资料。

1. 目的:
2. 议题:
① XXXXXXXX(汇报人:李二)
② XXXXXXXX(发言人:李二)
③ XXXXXXXX(发言人:方五)
3. 时间:2017年2月14日上午10:30~11:30(会议按时开始,请遵守时间)
4. 地点:本公司大楼201会议室
5. 出席人: 
6. 缺席确认:如果您无法出席,请找人代为出席,并与小白提前联系。
7. 新增议题:如果您有新议题要添加,请填写会议议题申请单,邮件回复给小白。

Best Regards!
______________________
小白XX公司XX部
分机:021-67123489




作者:BUBU兔

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