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干货 | 用Excel制作项目时间轴

2018-06-14 21:19879
前记:本文是操作实用性文章,文章有点长,需要耐心,最好能对着操作一遍。为了让文章读起来不那么吃力,很多操作在截图中反应,精简了文字表达。本文主要分为三部分:

  • 例图展示
  • 例图元素分析
  • 制作步骤

项目管理的十大知识领域中,其中有一个是项目时间管理。而项目时间管理领域中,有个很重要的过程是控制进度。而我们在控制进度时经常用到的一个工具是项目周报。项目周报中有一个很重要的内容就是汇报当前的项目进展。通常我们公司都会先用timeline(时间轴)来展示一下项目进度全貌,接下去再用文字详细展开描述。

今天我就要跟大家分享用Excel制作时间轴的方法。 时间轴的画法有很多种: Visio,PPT,word甚至还有某些项目管理软件生成。我选择Excel来制作时间轴,是因为

  • 通用性:Excel是一款普及的办公软件,谁都可以对原文件进行修改。
  • 动态化:Excel通过公式,图表的设置生成时间轴,这样只需更新数据源,时间轴就会自动更新,非常方便。
 
例图展示:(此文在Excel 2016下制作并截图,时间为2017/4/4)
 
图 1 例图展示
图 2 时间轴数据源

表格里数据的颜色与时间轴图上的散点数据是对应的。

例图是一个项目时间轴,通过这条时间轴我们可以了解以下信息:

  • 项目总时长
  • 项目里程碑
  • 项目各阶段任务进展
  • 任务延时评估
  • 当前所处位置(当天日期)
 
例图元素分析:
  • 标题
  • 图例
  • 散点数列(重点分析)
  • 持续时长duration
  • 实际完成比例
  • 延时工作量
  • 今天刻度线
表 1 四组散点图数据源来配置
 
为了便于理解,我把每一组散点图分别做成一个图表。而图1其实就是这四个散点图的综合体。如PS一样,以下四个散点图就是四个图层,把这四个图层叠加,就成了图1的模样。
图 3 持续时长
图 4 完成工作
图 5 延时评估
图 6 今天刻度线

本文将重点介绍持续时长的制作步骤,其它三组制作方法是一样的,只是数据来源不同。具体数据来源的配置请参照表1。

持续时长的制作步骤:
  • 生成散点图
  • 选择数据
  • 调节样式
 
图 7 数据源
 
1、生成散点数据图
点击菜单“插入” ➡ “散点图”,选中第1个散点图类型,生成一块空白的绘图区。

 
图 8 插入散点图
 
2、选择数据(以持续时长为例)
选中绘图区,右击鼠标,弹出右键菜单,选中“选择数据”,弹出“选择数据源”对话框;
点击“添加”按钮,弹出“编辑数据系统”对话框;
分别选中每一个空,在表格里分别选取相应数据,然后再点击“确定”按钮。
 
图 9 选择数据

选择数据后,点击“确定”按钮,回到“选择数据源”对话框,点击“确定”按钮,就出来一个的简单散点图。

 
 
 
图 10 散点图基础图形
 
3、调整样式
包括:调整横坐标刻度,散点图布局,点样式调整,每个点的横纵坐标线条样式。
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